Travel Operations Assistant

Travel operations Assistantの業務では、日本語による円滑なコミュニケーション能力が求められます。応募いただく際は、英語のCVに加え、日本語の履歴書と職務経歴書のご提出をお願いいたします。

This Travel Operations Assistant role requires strong communication skills in Japanese. When applying, please submit your CV in English, along with your resume and work history in Japanese.

職務内容：

訪日予定の外国人旅行者向けに、旅程の一部サービスの予約・手配をお任せします。具体的には、交通チケットの発券やバウチャーの準備、予約内容の確認などを行います。
また、個人旅行や団体旅行に関する事務作業でトラベルオペレーションスペシャリストをサポートし、電話対応などを通じて日々の業務がスムーズに進むよう支えていただきます。
計画的に進めながらも、お客様に寄り添った柔軟な対応ができる方にぴったりのポジションです。

As a member of the Booking Delivery Team, you’ll be working across a number of reservation queues to secure services as requested for our bookings. This may involve issuing transport tickets and printing vouchers, as well as liaising with suppliers to confirm our requests. You will be also providing administrative support to Travel Operations Specialists with administrative tasks related to both FIT and SGT bookings, as well as handling phone inquiries to ensure our daily tasks are executed smoothly and timely. Your ability to take a systematic yet client-focused approach to your work will ensure optimum success in this role.

主な業務内容：

・電話、Eメール、e-Fax、オンライン予約システムを使用した宿泊施設、レストラン、アクティビティ、エクスカーション、ガイド、交通手段等の旅行手配の確認

・当社の予約システム（Axum）での予約内容の確認およびクライアント向け書類を正確に作成するための準備

・クライアント向け書類の円滑な作成とツアーコーディネーターへの正確な情報提供のための、予約情報の正確なシステム入力

・サプライヤーへの請求書支払いおよび返金処理の円滑な進行のための、サービス費用の正確なAxumへの記録およびファイナンスチームとの連携

・旅行実施の確保に向けた、サプライヤーおよび外部パートナーとの強固で相互に有益な関係の維持

・共有メールボックスのモニタリングおよび、該当者への正確な転送

・団体旅行のサプライヤーおよびインサイダー用の最終ルーミングリスト、手配内容の最終連絡のドラフト作成

・デスティネーションガイドなどの一般的な旅行書類の印刷

・ジャパンレールパス、ICカード、航空券、交通機関の切符、サービスバウチャー等の特定チケットの印刷や準備

・お客様宛の郵便物の送り状作成

・お客様宛の郵送物および団体ツアーパッケージの送付

・電話応対

・上司より指示される、組織全体の利益のためのその他業務の遂行

求める人物像：

・事務経験

・業務に対して体系的かつ計画的に取り組めること

・生産性と正確性のバランスを取りながら品質を維持できる細部への注意力

・Eメール、対面、電話での高いレベルのコミュニケーション・対人スキル

・MS Office（Excel、Word、PowerPoint、Outlook、Teams、SharePoint）の操作スキル

・英語：中級レベル（読み書き中心、TOEIC700点程度）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※1日に20通程度の英文メール対応あり。

・日本語：上級レベル (ネイティブスピーカーもしくはJLPT N1 取得者）

仕事のやりがい：

「日本に行くのが楽しみ！」という海外のお客様の旅が、スケジュール通り滞りなく終えられるように地道な予約作業や、を通して旅への”安心”をお届けします。　

表に出る場面は少ないものの、裏方としてお客様の旅と、チームやオフィス運営を、陰ながら支えるやりがい・魅力が詰まった仕事です◎　　　　　　　　　　　　

オープンな職場環境：

移転したばかりのオフィスは、きれいで明るく開放的。

ウォーターサーバーがありお水はもちろん、コーヒーも無料なので息抜きしながら働けます◎ お気に入りのグッズで溢れたデスクで楽しくお仕事している社員もいます。

待遇・福利厚生：

【保険制度】健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険

【有給休暇】年間23日

【休暇制度】年末年始休暇・産前・産後休業・育児休業・誕生日休暇・ボランティア休暇　

◆昇給・賞与制度あり ※支給有無や金額は業績によります

◆３ヶ月の試用期間終了後は、上長に相談の上、週3日まで在宅勤務可